När du har fått bifall på ditt projekt, och det är dags att starta igång, rekommenderar vi att du börjar med att skicka in en ansökan om förskott.

För att göra detta behöver du logga in, precis på samma sätt som när du skickade in ansökan, med ditt bank-id på Mina Sidor på Jordbruksverkets hemsida.

När du är inloggad hittar du en meny till vänster. Där väljer du ”e-tjänster inom mina sidor” och sedan ”företagsstöd, projektstöd och miljöinvesteringar”. Sedan trycker du på knappen ”Starta tjänsten”.

Här väljer du nu ”Ansökan om utbetalning” och sedan en ”Förskottsutbetalning”. Du kan max få 250.000 kr i förskott ELLER max hälften av den beviljade totala summan som Jordbruksverket delar ut (ca 67% av det sökta beloppet).

När ni informerar eller kommunicerar om ert projekt så ska det framgå att pengarna kommer från EU. Detta visas genom två logotyper som ska vara väl synliga och läsbara (alla logotyper hittar ni att ladda ner till höger)

• Den EU-logotyp som gäller den fond som finansierar projektet.
• EUs Leader-logotyp ska alltid vara med. (Den gröna logotypen med en grodd).
• Använd gärna även Leader Lapplands logotyp när du kommunicerar ditt projekt (detta är dock inte ett krav).

Så använder du EU-logotypen

Alla handlingar och tryckt material om ett projekt, både det som är för allmänhet och det som är för deltagare, ska innehålla logotypen och information om att projektet fått pengar från EU. Det gäller till exempel broschyrer, nyhetsbrev, skyltmaterial, annonser och filmer. Längre ner kan du läsa om vad som gäller för webbsidor och sociala medier.

Om du informerar i samarbete med en myndighet och myndighetens logotyp finns med i materialet, ska EU-logotypen sitta på framsidan av produkten. Om andra företags eller organisationers logotyper finns med ska EU-logotypen vara minst lika stor som den största av dessa logotyper.

Om informationen trycks i en bok ska logotypen sitta på bokens titelsida. Det är där titel, författare och viss annan information brukar stå, oftast på sidan två eller tre. Om boken inte har någon titelsida ska logotypen placeras på framsidan.

EU-logotyp på webbsidor

Om du har en webbplats och får pengar från jordbruksfonden för landsbygdsutveckling, regionala utvecklingsfonden eller socialfonden ska EU-logotypen i färg finnas på de webbsidor som innehåller information om projektet. Det gäller om pengarna går till investeringar som är fysiska föremål, byggverksamhet eller infrastruktur.

Det ska också finnas information om vilken fond pengarna kommer ifrån och en kort beskrivning av projektet eller investeringen, samt dess syfte och resultat. Logotypen ska vara i färg. EU-logotypen ska synas på webbsidan utan att användaren behöver skrolla (gäller för regional- och socialfonden och landsbygdsfonden). Är det ett leaderprojekt ska även leaderlogotypen synas på webbsidan. Om andra logotyper förekommer, utöver EU-logotypen, ska den visas i minst samma storlek, till höjd eller bredd, som den största av de andra logotyperna.

EU-logotyp i sociala medier

Facebooksidor som skapats för projektet ska också innehålla EU-logotyp och information om att projektet fått pengar från en av EU-fonderna. Andra sociala medier är undantagna från kravet på logotyp.

Då behöver du inte använda EU-logotypen

Material som ett projekt tar fram, men som inte innehåller någon information, behöver inte ha med EU-logotypen eller leaderlogotypen. Kravet på hänvisning till berörda fonder gäller exempelvis inte på mindre reklamföremål.

Det är viktigt att du följer din projektplan under genomförandet, men ibland händer det att man stöter på oförutsedda händelser. Det är då möjligt att ansöka om ändringar av projektbeslutet. Viktigt är att du alltid ansöker om ändring av ditt beslut, du kan inte ändra på egen hand. Detta gäller ifall du måste ändra inriktning, slutdatum, budget, finansieringsplan eller något annat väsentligt jämfört med hur det var tänkt.

Kontakta ALLTID verksamhetkontoret ifall du måste göra en ändring. Detta främst för att olika ändringar kräver olika åtgärder. Till exempel kan vi på kontoret hantera vissa ändringar själva, medan vissa ändringar måste upp till LAG för beslut.

När kostnader uppstått under projektets genomförande kan ansökan om utbetalning göras till Jordbruksverket. Då ska också en delrapport bifogas. Med fördel görs detta regelbundet under projektets gång.

Verksamhetskontoret hjälper till att svara på frågor och coacha dig när du ska ansöka om utbetalning, första ansökan om utbetalningen kan vi göra tillsammans om det är önskvärt.

För att ansöka om utbetalning loggar du in precis på samma sätt som när du skickade in ansökan, med ditt bank-id på Mina Sidor på Jordbruksverkets hemsida.

När du är inloggad hittar du en meny till vänster. Där väljer du ”e-tjänster inom mina sidor” och sedan ”företagsstöd, projektstöd och miljöinvesteringar”. Sedan trycker du på knappen ”Starta tjänsten”.

Här väljer du nu ”Ansökan om utbetalning” och sedan en ”Delutbetalning”.

Att redovisa kan kännas både trist och tungt, men det brukar gå bra!

Det som är viktigt att tänka på är;

1. Kostnaderna som ni redovisar måste betalats  inom perioden ni redovisar.
2. Betalningsbevis ska finnas med på alla kostnader som inte är lön
   ex. Ni har fått en faktura 190101 och betalat den 190131, då blir redovisningsdatum för fakturan 190131 och det är först när den är betalad som den ”finns” i redovisningen. För att visa på att den är betald så skickar ni med ett betalningsbevis. Detta är ett utdrag ur bank där det framgår att kostnaden är betald, genomförd, utförd eller historisk. En omgående betalning som lämnas in som betalningsbevis fungerar. Men då måste man skicka med ett kontoutdrag också.
   
3. Lön redovisas bara med lönespecifikation (Obs bruttolön)
   ex. På specifikationen ska det framgå bruttolön samt utbetalningsdatum. Det är utbetalningsdatum som är blir redovisningsdatum. Vid första rekvisitionen eller vid nyanställning ska alltid kopia på anställningsavtalet skickas med.
4. Schablon 42,68% (under förutsättning att ni har lönekostnader kan ni ha rätt till denna schablon) Den redovisas bara som en schablon på lönekostnaden, inga underlag eller hänvisning. Denna schablon täcker kostnader såsom arbetsgivaravgifter, pensioner m.m
   ex. Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 (brutto). Då får vi ett schablonpåslag om 8 536‬ kr (20 000 kr * 0,4268). 
5. Indirekta kostnader (under förutsättning att ni har lönekostnader kan ni ha rätt till denna schablon) Den redovisas bara som en schablon på lönekostnaden, inga underlag eller hänvisning. Här finns alla kostnader kopplad till personal dvs. inköp av datorer, papper, skrivare, telefon etc.
   ex. Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 (brutto) och har ett schablonpåslag om 8 536‬ kr. Total lönesumma är då 28 536 kr. Vi får då ett schablonpåslag för indirekta kostnader med 4 280 kr (28 536 kr * 0,15)
6. Ersättning för resor med egen bil ersätts alltid med en schablon på 30 kr /mil oavsett vad ni betalat ut. Körjournal måste bifogas.
   ex. Jag åker till Storuman T&R. Jag skriver då en körjournal där det framgår hur långt jag kört och varför jag åkt. Denna betalas ut till mig och i redovisningen så skickar jag med en kopia på körjournalen samt ett betalningsbevis som visar på att jag har fått pengarna.
   Leader Lappland har betalat er reseersättning på 20 kr/milen. Jag har rest 10 mil = 200 kr. Men vi rekvirerar 300 kr (30kr/mil i schablon). 

Gå noga igenom checklistan inför varje ansökan om utbetalning så att du inte glömmer att skicka in något underlag.

Övriga utgifter och Investeringar

• Fakturor
• Kvitton (Observera att Babs inte är godkända kvitton)
• Internfakturor
• Du ska betala alla dina utgifter som du ska ha med i den aktuella ansökan från ett bankkonto eller bankkort som tillhör dig som söker stöd
• Betalningsbevis från banken som visar att utgifterna är betalda av dig innan det datum som du skickar in din ansökan om utbetalning (Observera att betalningsbevisen får vara daterade tidigast det datum som framgår i ditt beslut om stöd)
• Körjournaler
• Inbjudningar eller konferensprogram
• Deltagarlistor

Utgifter för personal

• Lönespecifikationer eller motsvarande (Observera att du kan behöva bifoga projektdagbok, timkostnadsmall, anställningsavtal, se ditt beslut om stöd)
• Dokument som styrker personalens procentsats om personal arbetar viss procentsats i projektet
• Avtal och underlag som styrker nävaro för styrelseledamöters arvoden
• Om du har rätt till lönekostnadspåslag och schablonen för indirekta kostnader behöver du räkna ut det och söka det som en utgift (se beslut om stöd)

lnformationsskyldighet
Om du har en webbplats ska det finnas en beskrivning av projektet samt korrekta logotyper
(se ditt beslut om stöd)

• Bilder på informations- och kommunikationsmaterial som är producerat inom projektet (roll-ups, annonser, broschyrer, inbjudningar, skyltar med mera) ska innehålla korrekta logotyper (se ditt beslut om stöd)

Övriga underlag

• Tillstånd och avtal, om sådana behövs för aktiviteterna i ditt projekt
• Underlag för upphandling
• Underlag för att styrka eventuella offentliga resurser (!.ex.fakturor, lönespecifikationer, körjournaler eller prislistor)
• Inbetalningsbevis och medfinansieringsintyg för eventuell medfinansiering
• Inbetalningsbevis som visar om du har fått in intäkter i ditt projekt
• Om du har ansökt eller beviljats andra stöd för utgifter som du tar upp i ansökan behöver du bifoga beslutet eller ansökningsblanketten